BL작성과 발행, 회수업무와 CS업무 담당부서 2분화
도쿄 본사 500여명 직원중 20% 텔레워크 근무
BL카운터의 영업종료 앞당기고 전화보다 전자메일 권장
ONE의 일본법인인 ONE재팬은 3월 9일부터 신종코로나 바이러스 감염확대 방지책의 일환으로, 현행 사무소와는 다른 장소에 BL(선하증권) 작성과 고객서비스(CS)업무를 할 수 있는 백업사무실을 개설했다.
동사는 코로나사태로 현재 사무실에서의 업무수행이 곤란하게 되었을 경우 통상대로 서비스를 지속할 수 있는 체제를 정비한 것이라고 밝혔다. ONE재팬의 고위관계자는 많은 고객에게 피해를 주지 않기 위해서라도 만일을 대비해 빈틈없는 대책을 세우고 있다고 강조했다.
ONE재팬은 관동지점에서 취급하고 있는 관동지점과 같은 시나가와 구내에 개선한 백업 사무실에 30명을 배치해 BL작성업무 등을 담당케 한다. 이를 통해 직원간의 감염 가능성을 최소화하겠다는 것이다.
BL정보의 입력 등은 해외 오프쇼어 거점이 수행하고 있지만 BL발행과 교환은 일본내 각 지점이 실시하고 있다. 이처럼 현물이 있는 각 지점에서의 업무는 텔레워크로의 대응이 어려워 선사에게는 어려운 과제이다.
백업 사무실의 설치는 BCP대응 뿐만 아니라 비용 부담 측면에서도 부감이 크지만, 고객에 피해를 입히지 않기 위해서 백업사무실 체제를 만드는 것이 중요하다고 동사는 밝혔다.
ONE 재팬은 코로나바이러스 감염확산 방지를 위해 2월 25일자로 사장을 본부장으로 한 ‘신종코로나바이러스 대책본부’를 사내에 설치하고, 백업 사무실의 개설준비와 플렉스나 직원의 텔레워크 근무를 권장해왔다. 현재 관동지점을 포함한 도쿄 본사의 500여명 직원중 20%는 텔레워크로 근무하고 있다고 동사는 밝혔다.
동사는 플렉스나 텔레워크는 올 여름 예정돼 있는 도쿄 올림픽과 근무개혁 측면에서 이미 권장해온 사항이라고 밝히며, 특히 텔레워크는 지난해부터 각 부문에서 시험적으로 실시해왔지만 “문제가 없는 것으로 확인됐다”고 부연했다. 이번 코로나사태에 따른 대책으로 텔레워크 근무를 회사 차원에서 적극 추천했으며 관리부문과 마케팅에서는 거의 절반의 인력이 텔레워크를 시행하고 있다고 밝혔다.
고객대응 측면에서 텔레워크가 어렵다고 볼 수 있는 영업부문에서도 15% 정도가 이미 텔레워크 근무 중이며, 고객과의 면담도 화상회의 등을 도입하는 경우도 있다고 밝혔다.
ONE재팬은 3월 6일부터 BL카운터의 영어시간을 일부 변경했다. BL카운터의 영업종료 시간을 오후4시부터 1시간 압당겨 오후 3시로 변경했다. 또한 직원의 텔레워크 근무에 따라 전화 등에 의한 문의보다 전자메일 이용을 권하고 있다. 종래와 같이 많은 인력을 필요로 하는 업무창구가 곤란해지고 있는 상황에서 ONE재팬은 웹북킹 등을 추천하는 외에 전자 BL에 대해서도 “시스템상 발행이 가능하다”라고 설명했다.
ONE재팬의 웹북킹은 지난해부터 적극적으로 시행하고 있어 현재 월 평균 60-70%까지 이루어지고 있다고 동사는 밝혔다.